Cara Memilih Saluran Komunikasi Terbaik untuk Sampaikan Pesan Anda

Ada banyak saluran komunikasi, misalnya percakapan tatap muka, panggilan telepon dan lain-lain. Namun, untuk memilih saluran komunikasi yang paling tepat bukanlah tugas yang sederhana. Saluran yang berbeda cocok untuk menyampaikan berbagai jenis pesan. Paragraf berikut akan menjelaskan lebih lanjut faktor-faktor penting yang harus Anda pertimbangkan sebelum Anda mengirim pesan Anda.

Faktor pertama adalah elemen pesan. Anda perlu tahu apa elemen dari pesan tersebut. Apakah ini pesan pribadi? Apakah itu memberi kabar baik atau kabar buruk? Jika pesannya sangat pribadi, maka Anda perlu memilih saluran komunikasi satu-ke-satu seperti panggilan telepon atau percakapan pribadi. Jika Anda menyampaikan berita buruk, lebih baik melakukannya sendiri daripada menyampaikannya melalui Messenger MSN atau e-mail.

Faktor kedua adalah kecepatan umpan balik. Seberapa cepat Anda ingin orang lain membalas Anda? Seberapa cepat Anda ingin belajar tentang beberapa informasi penting dari orang lain? Jika kecepatan sangat penting, maka mungkin Anda harus menggunakan panggilan telepon, atau telegram. Jika Anda tidak membutuhkan umpan balik segera, mungkin Anda dapat menggunakan pesan email atau suara lainnya.

Faktor ketiga adalah keharusan untuk meninggalkan catatan permanen. Jika catatan permanen penting, biasanya untuk tujuan bisnis, maka Anda harus menyampaikan pesan Anda melalui memo, surat, laporan atau proposal. E-mail adalah cara lain untuk meninggalkan catatan tetapi tidak dianggap formal seperti memo dan surat. Ingat, e-mail membantu menyimpan catatan untuk apa yang Anda katakan, jadi jangan mengirim email tanpa pemeriksaan ulang.

Faktor keempat adalah biaya. Anda perlu mempertimbangkan biaya dan manfaat menggunakan saluran komunikasi tertentu. Biaya harus dihitung dalam nilai dan waktu moneter. Jika konsensus grup penting untuk membuat keputusan maka mungkin Anda harus menggunakan konferensi video untuk pertemuan kelompok alih-alih menjangkau mereka melalui panggilan telepon .. Jika jumlah audiens besar dan tersebar secara geografis, Anda juga dapat memilih untuk menggunakan e-mail atau faks untuk menurunkan biaya komunikasi.

Masing-masing saluran komunikasi memainkan peran yang berbeda. Pelajari dan bandingkan mereka sebelum mengirim pesan Anda dapat membantu Anda untuk menyampaikan pesan Anda lebih efektif dan lebih efisien.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *